การประเมินค่างาน (Job Evaluation) และการจัดระดับงาน (Job Grading) เป็นกระบวนการที่มีความสำคัญในองค์กร โดยเฉพาะองค์กรที่มีโครงสร้างและระบบการบริหารงานซับซ้อน กระบวนการเหล่านี้ช่วยสร้างความโปร่งใสและยุติธรรมในด้านการบริหารทรัพยากรบุคคล รวมถึงการกำหนดค่าตอบแทนให้เหมาะสมกับบทบาทและความรับผิดชอบในแต่ละตำแหน่งงาน

การประเมินค่างาน คืออะไร

การประเมินค่างานเป็นการวิเคราะห์และประเมินความยากง่ายของตำแหน่งงานในองค์กร โดยอาศัยข้อมูลที่ชัดเจนเกี่ยวกับบทบาทและหน้าที่ของตำแหน่งงาน โดยมีเป้าหมายเพื่อให้ทราบถึง "คุณค่า" ของงานนั้นเมื่อเปรียบเทียบกับงานอื่น ๆ ในองค์กร วิธีการนี้ไม่ได้ประเมินบุคคลที่ปฏิบัติงาน แต่เน้นไปที่ตัวงานเอง เช่น ลักษณะความรับผิดชอบ ความซับซ้อนของงาน ทักษะที่จำเป็น และผลกระทบของงานต่อองค์กร

เมื่อไม่ได้ประเมินที่ตัวคน จึงทำให้การประเมินค่างานถือเป็นพื้นฐานสำคัญที่จะช่วยให้เราทราบความแตกต่างของงาน เพื่อที่จะนำไปใช้ในการวางระบบบริหารค่าตอบแทนให้เหมาะสมกับคุณค่าของงานได้ชัดเจนยิ่งขึ้น การประเมินค่างานที่เป็นระบบและโปร่งใสทำให้เราสามารถมองเห็นภาพรวมของงานในองค์กรได้ชัดเจน ซึ่งจะทำให้สามารถจัดลำดับความสำคัญและปรับปรุงกระบวนการทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ นอกจากนี้ยังช่วยลดความขัดแย้งและความไม่พอใจที่อาจเกิดขึ้นจากการกำหนดค่าตอบแทนที่ไม่เป็นธรรม

การประเมินค่างานที่ไม่ได้อิงจากตัวบุคคลยังช่วยในการสร้างความเท่าเทียมและยุติธรรมในองค์กร โดยทุกตำแหน่งงานจะได้รับการพิจารณาโดยอิงจากคุณค่าของงานที่ทำจริงๆ ไม่ใช่จากความสามารถเฉพาะตัวของผู้ปฏิบัติงาน ซึ่งจะนำไปสู่การสร้างโครงสร้างค่าตอบแทนที่เป็นธรรมและสอดคล้องกับตลาดแรงงาน การมีระบบประเมินค่างานที่ชัดเจนและโปร่งใสยังเป็นเครื่องมือสำคัญในการดึงดูดและรักษาพนักงานที่มีความสามารถไว้ในองค์กร เพราะพนักงานจะรู้สึกว่าความพยายามและผลงานของพวกเขาได้รับการยอมรับและให้คุณค่าที่เหมาะสม

การจัดระดับงาน คืออะไร

การจัดระดับงานเป็นการจัดกลุ่มตำแหน่งงานที่มีความคล้ายคลึงกันในด้านความรับผิดชอบ ความซับซ้อน และคุณค่าให้อยู่ใน "ระดับ" เดียวกัน เช่น งานระดับปฏิบัติการ งานระดับหัวหน้างาน หรือระดับผู้บริหาร การจัดระดับงานช่วยให้องค์กรสามารถกำหนดค่าตอบแทนและสิทธิประโยชน์ต่าง ๆ ให้สอดคล้องกับระดับงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ

การมีระดับงานทำให้องค์กรสามารถกำหนดค่าตอบแทนได้อย่างเป็นธรรมและสอดคล้องกับตลาดแรงงาน เนื่องจากแต่ละระดับงานจะมีการกำหนดค่าตอบแทนและสิทธิประโยชน์ต่าง ๆ ที่ชัดเจนและเหมาะสมกับความรับผิดชอบและทักษะที่ต้องการ งานที่มีความซับซ้อนและมีผลกระทบสูงต่อองค์กรจะมีการจัดระดับที่สูงขึ้นและได้รับค่าตอบแทนที่สูงขึ้นตามไปด้วย ซึ่งช่วยลดความขัดแย้งและความไม่พอใจที่อาจเกิดขึ้นจากการกำหนดค่าตอบแทนที่ไม่เป็นธรรม การมีระบบจัดระดับงานที่ชัดเจนทำให้พนักงานทุกคนเห็นภาพรวมของโครงสร้างองค์กรและรู้สึกถึงความยุติธรรมในการปฏิบัติงาน

นอกจากนี้ การจัดระดับงานยังช่วยในการวางแผนทรัพยากรบุคคลได้อย่างมีประสิทธิภาพ องค์กรสามารถใช้ข้อมูลจากการประเมินค่างานและการจัดระดับงานในการออกแบบเส้นทางอาชีพ (Career Path) การพัฒนาและฝึกอบรมพนักงาน รวมถึงการวางแผนสืบทอดตำแหน่ง (Succession Planning) การมีระบบที่ชัดเจนและโปร่งใสจะช่วยดึงดูดและรักษาพนักงานที่มีความสามารถให้อยู่กับองค์กรในระยะยาว พนักงานจะรู้สึกว่าความพยายามและผลงานของพวกเขาได้รับการยอมรับและให้คุณค่าที่เหมาะสมตามระดับงานที่พวกเขาอยู่

 

ปัญหาที่อาจเกิดขึ้นหากองค์กรไม่มีการประเมินค่างานและจัดระดับงานอย่างเป็นระบบ

• ความไม่ยุติธรรมในการกำหนดค่าตอบแทน การไม่มีระบบประเมินค่างานและจัดระดับงานที่ชัดเจน อาจทำให้การกำหนดค่าตอบแทนไม่สอดคล้องกับความยากง่ายและความรับผิดชอบของงาน ทำให้พนักงานรู้สึกว่าไม่มีความยุติธรรมและไม่เป็นธรรม การที่พนักงานรู้สึกว่าไม่มีความยุติธรรมและไม่เป็นธรรมในการกำหนดค่าตอบแทน อาจนำไปสู่การลดลงของแรงจูงใจในการทำงาน พนักงานอาจรู้สึกว่าผลงานและความพยายามของตนไม่ได้รับการยอมรับอย่างเหมาะสม ส่งผลให้มีการเสียขวัญกำลังใจและลดทอนประสิทธิภาพในการทำงาน ตัวอย่างเช่น หากพนักงานเอ (ซึ่งมีประสบการณ์และทักษะสูง) ได้รับค่าตอบแทนเท่ากับพนักงานบี (ซึ่งเพิ่งเริ่มงานและมีทักษะน้อยกว่า) พนักงานเออาจรู้สึกว่าไม่ได้รับการยอมรับอย่างที่ควร ซึ่งอาจทำให้เขารู้สึกท้อแท้และลดประสิทธิภาพในการทำงาน นอกจากนี้ ความไม่ยุติธรรมนี้ยังสามารถสร้างบรรยากาศที่ไม่ดีในองค์กร ทำให้เกิดความขัดแย้งและการแบ่งแยกกันระหว่างพนักงาน ซึ่งอาจส่งผลกระทบต่อความร่วมมือและความเป็นหนึ่งเดียวกันของทีมงาน อีกทั้งยังอาจทำให้องค์กรสูญเสียพนักงานที่มีความสามารถให้กับองค์กรอื่นที่มีระบบการกำหนดค่าตอบแทนที่ชัดเจนและเป็นธรรมมากกว่า
• เมื่อค่างานและระดับงานไม่ชัดเจน โครงสร้างเงินเดือนที่จะตามมา ก็จะขาดความเป็นธรรมและชัดเจนตามความยากง่ายของงานเช่นกัน ผลก็คือ เราจะไม่สามารถใช้โครงสร้างเงินเดือนที่มี ในการบริหารค่าตอบแทนพนักงานให้เกิดผลลัพธ์ตามเจตนารมณ์ของระบบได้เลย คือ ดึงดูด เก็บรักษา และจูงใจคนเก่งขององค์กร
• ความขัดแย้งภายในองค์กร พนักงานอาจเกิดความไม่พอใจและความขัดแย้ง เนื่องจากการกำหนดค่าตอบแทนที่ไม่เหมาะสมและไม่เท่าเทียมกัน ซึ่งอาจส่งผลกระทบต่อขวัญกำลังใจและความเป็นหนึ่งเดียวกันของทีมงาน เกิดปัญหาการเมืองในองค์กร และความพยายามที่จะทำให้ตนเองได้รับประโยชน์ที่ดีที่สุดโดยใช้การกระทำที่ไม่ถูกต้อง และไม่เป็นไปตามระบบ
• การดึงดูดและรักษาพนักงานที่มีความสามารถ การไม่มีระบบประเมินค่างานและจัดระดับงานที่โปร่งใส อาจทำให้องค์กรสูญเสียพนักงานที่มีความสามารถให้กับองค์กรอื่นที่มีระบบที่ชัดเจนและเป็นธรรมมากกว่า
• การวางแผนทรัพยากรบุคคล ข้อมูลที่ไม่ชัดเจนจากการขาดระบบประเมินค่างานและจัดระดับงาน อาจทำให้องค์กรไม่สามารถวางแผนเส้นทางอาชีพ (Career Path) การพัฒนาและฝึกอบรมพนักงาน และการวางแผนสืบทอดตำแหน่ง (Succession Planning) ได้อย่างมีประสิทธิภาพ
• ประสิทธิภาพในการบริหารจัดการ การขาดระบบที่ชัดเจนในการประเมินค่างานและจัดระดับงาน อาจทำให้การวางแผนงบประมาณค่าตอบแทนและการบริหารทรัพยากรบุคคลไม่แม่นยำและไม่มีประสิทธิภาพ
• การสร้างขวัญกำลังใจ พนักงานที่รู้สึกว่าการประเมินค่างานและการจัดระดับงานไม่โปร่งใสและไม่เป็นธรรม อาจมีขวัญกำลังใจที่ต่ำ และอาจส่งผลกระทบต่อประสิทธิภาพในการทำงานและความร่วมมือในทีม

 

ประโยชน์ของการประเมินค่างานและการจัดระดับงาน

1. สร้างความยุติธรรมในองค์กร

การประเมินค่างานช่วยลดความขัดแย้งในองค์กรที่อาจเกิดจากการกำหนดค่าตอบแทนที่ไม่เหมาะสม เมื่อพนักงานรับรู้ว่างานทุกงานได้รับการประเมินอย่างโปร่งใสและเท่าเทียม ความพึงพอใจในงานและความไว้วางใจก็จะเพิ่มขึ้น

2. กำหนดค่าตอบแทนอย่างเหมาะสม

การจัดระดับงานช่วยให้องค์กรกำหนดโครงสร้างค่าตอบแทนที่เป็นธรรมและสอดคล้องกับตลาดแรงงาน ซึ่งจะช่วยดึงดูดและรักษาคนเก่งไว้ในองค์กร

3. สนับสนุนการวางแผนทรัพยากรบุคคล

ข้อมูลจากการประเมินค่างานสามารถนำมาใช้ในการออกแบบโครงสร้างองค์กร การพัฒนาเส้นทางอาชีพ (Career Path) และการวางแผนสืบทอดตำแหน่ง (Succession Planning)

4. เพิ่มประสิทธิภาพการบริหารจัดการ

เมื่อองค์กรมีระบบการประเมินค่างานและการจัดระดับงานที่ชัดเจน จะช่วยให้ผู้บริหารสามารถวางแผนงบประมาณค่าตอบแทนได้แม่นยำและบริหารทรัพยากรบุคคลได้อย่างมีประสิทธิภาพ

5. สนับสนุนการสร้างขวัญกำลังใจ

พนักงานที่เห็นว่างานของตนได้รับการประเมินและจัดระดับอย่างเหมาะสม จะรู้สึกมีคุณค่าและได้รับการยอมรับ ส่งผลให้มีขวัญกำลังใจและประสิทธิภาพการทำงานที่ดีขึ้น

 

ขั้นตอนการประเมินค่างานและการจัดระดับงานในองค์กร

1. จัดตั้งทีมงานและกำหนดเป้าหมาย เริ่มต้นด้วยการจัดตั้งทีมงานที่ประกอบด้วยผู้เชี่ยวชาญด้านทรัพยากรบุคคลและผู้บริหารที่เกี่ยวข้อง กำหนดเป้าหมายและวัตถุประสงค์ของการประเมินค่างาน เช่น การสร้างความยุติธรรมในการกำหนดค่าตอบแทน หรือการพัฒนาเส้นทางอาชีพ ส่วนใหญ่ถ้าองค์กรจะประเมินค่างานเอง จะมีการจัดตั้งกรรมการในการประเมินค่างานขึ้นมา ซึ่งจะประกอบไปด้วยผู้บริหารระดับสูง ที่รู้รายละเอียดของงานในองค์กรอย่างดี โดยจำนวนกรรมการจะอยู่ที่ประมาณ 5-7 คน
2. วิเคราะห์และเก็บข้อมูล รวบรวมและปรับปรุงข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับตำแหน่งงานภายในองค์กร เช่น คำบรรยายลักษณะงาน (Job Description) รายละเอียดหน้าที่ความรับผิดชอบ คุณสมบัติของตำแหน่งงานโดยละเอียดเพื่อให้มีข้อมูลในการใช้ประเมินค่างานได้อย่างชัดเจน
3. สร้าง หรือ หาเกณฑ์การประเมินค่างาน กำหนดเกณฑ์และตัวชี้วัดที่ใช้ในการประเมินค่างาน เช่น ความซับซ้อนของงาน ระดับความรับผิดชอบ ความรู้และทักษะที่จำเป็นในการทำงาน เกณฑ์เหล่านี้ควรมีความชัดเจนและเป็นมาตรฐาน ซึ่งปกติแล้วในยุคนี้ องค์กรจะไม่นิยมสร้างเกณฑ์ และระบบการประเมินค่างานด้วยตนเอง เพราะมีความซับซ้อน และต้องทดสอบระบบให้มั่นใจ กว่าจะใช้งานได้ก็เป็นปี ดังนั้น องค์กรส่วนใหญ่ จึงใช้วิธีการคัดเลือกระบบประเมินค่างานจากบริษัทที่ปรึกษาด้าน HR ซึ่งมีระบบประเมินค่างานที่ถูกใช้งานมานาน และมีความน่าเชื่อถือ เป็นเครื่องมือในการประเมิน ซึ่งบริษัทที่ปรึกษาบางแห่ง จะจัดที่ปรึกษาเข้ามาให้คำปรึกษาในการประเมินค่างานขององค์กรอีกด้วย ซึ่งก็จะทำให้ขั้นตอนนี้ดำเนินการได้เร็วขึ้น และถูกต้องตามระบบค่างานได้มากขึ้น
4. ดำเนินการประเมินค่างาน โดยใช้เกณฑ์ หรือ ระบบที่กำหนดในการประเมินค่างานตำแหน่งงานทั้งหมดภายในองค์กร คณะกรรมการประเมินค่างานจะจัดประชุม โดยมี HR เป็นผู้ดูแลการประชุม และดำเนินการประเมินค่างานไปทีละตำแหน่ง โดยเริ่มประเมินจากหน่วยงานหลักขององค์กรก่อน แล้วตามด้วยหน่วยงานสนับสนุน ซึ่งขั้นตอนนี้อาจจะใช้เวลานาน ถ้าตำแหน่งงานไม่ชัดเจนพอ เพราะจะทำให้เกิดการถกเถียงกัน ดังนั้น ถ้าจะให้ดี จะต้องเก็บข้อมูลตำแหน่งงานให้ชัดเจน ครบถ้วนก่อนเสมอ
5. จัดระดับงาน หลังจากประเมินค่างานแล้ว ควรจัดงานที่มีค่างานใกล้เคียงกันให้อยู่ในระดับเดียวกัน (Job Grading) การจัดระดับงานนี้จะช่วยให้การวางแผนค่าตอบแทนเป็นไปอย่างมีระบบ จากนั้นก็ขออนุมัติระดับงานจากผู้บริหารสูงสุดขององค์กร เพื่อนำมาใช้งานในระบบ HR ต่อไป
6. สื่อสาร สื่อสารผลการประเมินและการจัดระดับงานให้พนักงานรับทราบอย่างโปร่งใส จัดอบรมเพื่อให้พนักงานเข้าใจถึงกระบวนการและความสำคัญของการประเมินค่างานว่ามันคืออะไร และมีประโยชน์อย่างไร เพื่อให้เกิดการยอมรับจากพนักงานในองค์กร
7. ติดตามและปรับปรุง ติดตามผลการประเมินและการจัดระดับงานอย่างต่อเนื่อง โดยส่งเสริมให้ผู้จัดการสายงาน ปรับปรุงงาน และแจ้ง HR ทันทีที่มีการเปลี่ยนแปลงหน้าที่และความรับผิดชอบของตำแหน่งงาน เพื่อที่จะได้ทบทวนค่างาน และระดับงานให้เหมาะสม และเมื่อไหร่ที่มีการปรับโครงสร้างองค์กร ก็ต้องมาทบทวนระดับงานอีกครั้งว่าจำเป็นต้องเพิ่มระดับงานหรือไม่ เพื่อให้ค่างานและระดับงานมีความสอดคล้องกับการเปลี่ยนแปลงขององค์กรอยู่เสมอ

 

ปัญหาที่มักจะเกิดขึ้นระหว่างดำเนินการประเมินค่างานและจัดระดับงาน

1. ข้อมูลตำแหน่งงานไม่ชัดเจนหรือไม่สมบูรณ์ ข้อมูลในคำบรรยายลักษณะงาน (Job Description) อาจล้าสมัย ไม่ครอบคลุม หรือไม่มีความละเอียดเพียงพอที่จะใช้ประเมินค่างานได้อย่างถูกต้อง ทำให้การประเมินค่างานไม่สะท้อนความเป็นจริง และส่งผลต่อความแม่นยำของการจัดระดับงาน หลายครั้งเป็นการจินตนาการงานระหว่างประเมิน ซึ่งจะส่งผลต่อผลค่างานอย่างมาก เพราะประเมินจากข้อมูลที่ไม่เป็นความจริง
2. ประเมินที่ตัวคน แทนที่จะประเมินตำแหน่งงาน เวลาดำเนินการประเมินค่างาน มักจะเกิดปัญหาว่า ผู้ประเมินมักจะมองไปที่ตัวคนทำงานแทนที่จะมองไปที่ตำแหน่งงาน จึงทำให้เกิดอคติในการประเมินขึ้นได้ ดังนั้นเวลาประเมินค่างาน HR จะต้องย้ำเสมอว่า ประเมินที่ตัวงาน ไม่ใช่ตัวคน เวลาที่กรรมการอ้างอิงชื่อพนักงานขึ้นมา และบอกว่า คนนั้นเก่งอย่างนั้นอย่างนี้ ค่างานน้อยไปหรือเปล่า ต้องรีบแจ้งให้กรรมการทราบเลยว่า คนนั้นที่เก่ง ถือเป็นผลงานไม่ใช่ค่างาน และให้ย้อนกลับมาดูที่ตัวงานเองว่า ทำอะไร ยากมากน้อยแค่ไหนแทน

ปัญหาที่เกิดขึ้นระหว่างการประเมินค่างานและจัดระดับงานส่วนใหญ่มักมาจากการขาดข้อมูล การสื่อสารที่ไม่ชัดเจน และการขาดการวางแผนที่เหมาะสม การแก้ไขปัญหาเหล่านี้ต้องอาศัยความโปร่งใส การมีส่วนร่วมของทุกฝ่าย และการเลือกวิธีการประเมินที่เหมาะสมกับบริบทขององค์กร เพื่อให้กระบวนการดำเนินไปอย่างราบรื่นและส่งผลดีต่อองค์กรในระยะยาว

 

สรุป

การประเมินค่างานและการจัดระดับงานไม่ใช่เพียงเครื่องมือในการกำหนดค่าตอบแทนเท่านั้น แต่ยังเป็นรากฐานสำคัญที่ช่วยสร้างความมั่นคงและยั่งยืนในองค์กร การลงทุนในกระบวนการเหล่านี้ไม่เพียงช่วยให้องค์กรมีระบบการบริหารงานที่โปร่งใส แต่ยังช่วยส่งเสริมให้พนักงานรู้สึกมีคุณค่าและพร้อมทุ่มเทให้องค์กรอย่างเต็มที่

หากองค์กรของคุณยังไม่มีระบบการประเมินค่างานและจัดระดับงานที่ชัดเจน อาจถึงเวลาที่ต้องเริ่มวางแผน เพื่อสร้างความแข็งแกร่งในระยะยาวและพร้อมรับมือกับความท้าทายในอนาคต!